Organizacja konferencji krok po kroku
Krok 1
Podejmując się organizacji konferencji, na pewno masz już ustalony jej cel oraz mniej więcej wiesz, kto powinien wziąć w niej udział. Pierwszym twoim krokiem będzie przygotowanie listy gości i prelegentów oraz oszacowanie budżetu.
Krok 2
Kolejną, i chyba najważniejszą kwestią, jest znalezienie odpowiedniego miejsca na konferencję. Większość organizatorów decyduje się wynająć salę w Warszawie, czyli w głównym biznesowym mieście w Polsce. Najbardziej pożądane są lokalizacje w centrum miasta. Jeżeli szukasz właśnie takiej sali przygotowanej zarówno pod większe, jak i mniejsze konferencje, kursy czy inne spotkania biznesowe, to koniecznie sprawdź ofertę sal zamieszoną na stronie www.businessroomwarszawa.pl.
W wyborze sali konferencyjnej istotne jest także upewnienie się, z jakich sprzętów audiowizualnych możemy w niej korzystać oraz czy nasz laptop będzie z nimi w pełni kompatybilny. Jest to bardzo ważne, ponieważ ogranicza ryzyko powstania problemów natury technicznej podczas właściwej konferencji.
Krok 3
Należy wysłać oficjalne zaproszenia do uczestników i przygotować materiały konferencyjne w odpowiedniej ilości. W tej chwili, gdy już znamy mniej więcej listę uczestników, to możemy również zastanowić się na przykład nad zamówieniem cateringu i napojów.
Krok 4
Ostatnim krokiem powinno być potwierdzenie liczby osób, które zadeklarowały się wziąć udział w konferencji, a także tzw. dopięcie guzików, czyli ewentualnie uregulowanie płatności za salę, jeśli przypadała ona na ten termin, potwierdzenie cateringu, odebranie materiałów konferencyjnych oraz zorganizowanie ludzi do pomocy.
Bardzo ważne jest także przygotowanie materiałów własnych lub dla prelegentów oraz ewentualnie dokształcenie się czy zaznajomienie się z prezentacją, która będzie pokazywana na konferencji. Czasami te obowiązki w ogóle nie będą nas dotyczyły – wszystko zależy od dokładnej roli, jaka przypadła nam w przygotowaniu całego wydarzenia.