Tak naprawdę do końca ubiegłego wieku, każdy kto chciał założyć przedsiębiorstwo musiał kupić lub wynająć powierzchnię biurową, co już na starcie generowało koszty. Wynajęcie biura, szczególnie w atrakcyjnej lokalizacji nie jest tanie.
A posiadanie takiego adresu działalności przedsiębiorstwa podnosi jego prestiż, otwiera możliwości na dotarcie do konkretnego adresata oferowanego produktu lub usług. Jest na rynku wielu przedsiębiorców, którzy do swojej działalności nie potrzebują korzystania z powierzchni biurowej, a mimo to zgodnie z przepisami musieli i nadal musza podczas rejestracji podawać adres działalności. Nie każdy chce, by jako adres rejestracji firmy widniał adres jego zamieszkania. Właśnie dla takich przedsiębiorców pod koniec XX wieku Ralf Gregory stworzył swoje pierwsze biuro wirtualne. Zasada działania biura wirtualnego jest bardzo prosta – przedsiębiorca może wynająć adres potrzebny do rejestracji firmy, a także uzyskuje adres korespondencyjne, na który wpływa cała korespondencja firmowa. Za taką możliwość uiszcza co miesięczny czynsz, lub jak kto woli abonament. Biura wirtualne są porozrzucane po całym świecie. Można je wynająć nie zależnie czy się chce prowadzić działalność na Brooklynie, w Tokio czy też w Warszawie lub Toruniu . Firm oferujących podobną usługę jest co raz więcej. Na runku jest spora konkurencja, nic dziwnego, że coraz więcej agencji zajmujących się świadczeniem takiej usługi proponują co raz szerszy ich zakres.
Jak i czy warto korzystać z biura wirtualnego. Dla przedsiębiorcy prowadzącego pracę zdalną kierowcy pracującego na własny rachunek, freelancera, konieczność posiadania fizycznego biura by prowadzić swoją działalność nie jest konieczna. Aby zaoszczędzić mogą właśnie skorzystać z usług jakie proponuje między innymi toruńska agencja Pollyart, która toruńskiej przepięknej kamienicy położonej w centrum przy ulicy Konopnickiej 11/1 posiada biuro. Koszt takiej usługi jest naprawdę niewielki. Już od 60 zł miesięcznie można skorzystać z adresu do rejestracji przedsiębiorstwa, a także mieć możliwość skorzystania z tego adresu, jako adresu korespondencyjnego. Nadchodząca poczta będzie przechowywana przez okres kwartału. Można ją odebrać osobiście, można zamówić przesyłanie drogą elektroniczną, a także zwykłą pocztą na wskazany w umowie adres. Pracownicy biura dla firm podpisujących umowę najmu biura wirtualnego świadczą profesjonalne usługi, które są dostępne w godzinach pracy agencji, a w razie konieczności również w innych godzinach. Do tych usług można między innymi zaliczyć możliwość skorzystania ze specjalnego pomieszczenia biurowego, w którym można się spotkać ze swoim klientem, można również skorzystać z możliwości jaką daje telekonferencja. Pracownicy agencji dla firm korzystających z biura dają możliwości pojawienia się w sieci. Dzieje się to poprzez tworzenie tzw. Wizytówki Google. Taka wizytówka tworzy podstawy zaufania klientów. Dla firm przygotowano również bardzo ciekawą ofertę pozycjonowania z uwzględnieniem rabatów.
Jakie korzyści może mieć firma z wynajmowania biura wirtualnego? Analizując to, trzeba powiedzieć, ze głównie firma korzysta finansowo. Odpada konieczność zakupu lub wynajmu powierzchni biurowych, ich utrzymania, opłacania pracowników zajmujących się obsługą biura. Dla małej firmy takie wydatki często w porównaniu do posiadanego budżetu są olbrzymie. Wynajęcie biura wirtualnego pozwala na obniżenie tych kosztów do niezbędnego minimum. Kolejna zaleta płynąca z wynajęcia biura wirtualnego, to możliwość zarejestrowania przedsiębiorstwa pod bardzo atrakcyjnym adresem. Nawet mieszkając na głębokiej prowincji, można skorzystać z okazji i wynająć biuro w centrum Warszawy, Gdańska lub Torunia i to wciąż za niewielkie pieniądze. A jeśli ktoś ma ochotę prowadzić działalność w Nowym Yorku, Chicago, Londynie, to nic nie stoi na przeszkodzie, gdyż również tam można takie biuro sobie wynająć i tamże działalność zarejestrować.
